Giriş-çıkış kaydı tutmak zorunlu mu?
İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği'nin 9. maddesine göre işveren, işçilerin çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır. Yönetmelik belirli bir araç saymaz; imzalı kâğıt çizelge, kart sistemi ya da mobil uygulama bu belgelemenin yollarıdır.
KVKK Kurulu'nun 2026/921 sayılı ilke kararına göre mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesi, çalışanın açık rızası olsa bile kural olarak hukuka aykırıdır. Kurul daha az müdahaleci alternatifler arasında şifreli kart ya da PIN tabanlı sistemleri, imza ve kâğıt bazlı devam çizelgelerini, RFID/NFC kimlik kartlarını ve denetçi gözetiminde elle girişi sayıyor.
Ücretsiz Excel şablonu: personel giriş-çıkış çizelgesi
İki sayfa: ekibin tamamı için yazdırılabilir günlük imza çizelgesi ve tek çalışanın ayını gösteren aylık çizelge. Aylık çizelgede net çalışma süresi formülle hesaplanır, gece vardiyası desteklenir, 11 saati aşan günler işaretlenir.
Şablonu indir (.xlsx)Çizelgede neler bulunmalı?
- Tarih ve işyeri ya da bölüm
- Çalışanın adı soyadı ve görevi
- Giriş saati ve giriş imzası
- Çıkış saati ve çıkış imzası
- Kullanılan ara dinlenme süresi
- Açıklama: geç gelme, erken çıkma, görev dışında olma gibi notlar
- Çizelgeyi kontrol eden kişinin adı ve imzası
Net çalışma süresi nasıl hesaplanır?
Net çalışma süresi, çıkış saatinden giriş saati ve ara dinlenme çıkarılarak bulunur. Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz (İş Kanunu md. 68).
Örnek
08:30'da giren, 18:00'de çıkan ve 1 saat ara dinlenme kullanan bir çalışan için:
| İşyerinde geçen süre | 18:00 − 08:30 = 9 saat 30 dakika |
| Ara dinlenme | 1 saat |
| Net çalışma süresi | 8 saat 30 dakika |
Gece vardiyasında (örneğin 22:00–06:00) çıkış ertesi güne geçer; şablon bunu kendiliğinden hesaplar.
| Günlük iş süresi | En az ara dinlenme (md. 68) |
|---|---|
| 4 saat veya daha kısa | 15 dakika |
| 4 saatten fazla, 7,5 saate kadar (7,5 saat dahil) | Yarım saat |
| 7,5 saatten fazla | 1 saat |
Çizelgeyi kontrol ederken bakılacak sınırlar
- Haftalık çalışma süresi genel olarak en çok 45 saattir; haftalık 45 saati aşan çalışma fazla çalışmadır (İş Kanunu md. 63 ve 41).
- Günlük çalışma süresi her ne şekilde olursa olsun 11 saati aşamaz (Çalışma Süreleri Yönetmeliği md. 4). Şablon bu günleri işaretler.
- Ara dinlenmeleri, yirmi dört saat içinde kesintisiz on iki saat dinlenme süresi dikkate alınarak düzenlenir (Yönetmelik md. 3).
- Gece çalışmaları 7,5 saati geçemez; kanunda sayılan istisnalar saklıdır (İş Kanunu md. 69).
- Günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri işçilere uygun araçlarla duyurulur (Yönetmelik md. 8).
Kâğıt çizelgenin zayıf noktaları
İmzalı çizelge basit ve ucuzdur, ancak saatler beyana dayanır: saati çalışan kendisi yazar, sonradan yapılan düzeltmenin izi kalmaz ve ay sonunda çizelgelerin toplanıp Excel'e geçirilmesi gerekir. Birden çok lokasyonda çalışan ekiplerde kâğıtların her lokasyondan toplanması ayrı bir iş yüküdür.