Rehber
İzin takibi nasıl yapılır?
İzin takibi, çalışanların izin taleplerinin, onay kararlarının ve kalan bakiyelerinin tek düzende izlenmesidir. İyi kurulmuş bir izin takibi üç soruyu her an cevaplayabilir: kim, ne zaman izinli; talebi kim onayladı; kimin ne kadar bakiyesi kaldı.
Sağlıklı izin akışı: dört adım
- 01
Talep tek kanaldan alınır
Sözlü ya da mesajla değil; tarih aralığı ve izin türü belli, kayıt bırakan bir taleple. Saha ekibi için bu kanal telefon olmalı — masaya gelmek gerekmemeli.
- 02
Onay yetkili kişiden, iz bırakarak
Kimin onay verebileceği baştan bellidir; karar (onay ya da red, gerekçesiyle) kayda geçer ve talep sahibine anında görünür.
- 03
Bakiye kendiliğinden güncellenir
Onaylanan izin bakiyeden düşer; kalan gün çalışanın kendi ekranında durur. Bakiye sorusu İK'ya hiç gelmez.
- 04
Plan ve puantaja yansır
İzinli çalışan vardiya planında ve günlük raporda İzinli görünür; puantaja da aynı bilgi işler. Üç yerde ayrı kayıt tutulmaz.
Üç yöntem yan yana
| Yöntem | Nasıl işler? | Zayıf noktası |
|---|---|---|
| Kağıt form | İmzalı dilekçe; klasörde saklanır | Bakiye elle izlenir; form kaybolur, çakışma ancak sorunca anlaşılır |
| Excel takip | Talepler tabloya elle işlenir | Güncelleme kişiye bağlı ve gecikmeli; plan ayrı dosyada yaşar, çakışma görünmez |
| Uygulama içi akış | Talep-onay-bakiye tek akışta; plan ve rapora otomatik yansır | Ekibin talebi uygulamadan açma alışkanlığını ister |
Sık yapılan dört hata
Sözlü izin vermek
Kayda geçmeyen izin, ay sonunda devamsızlıkla karışır; hem çalışan hem yönetici mağdur olur.
Bakiyeyi yılda bir hesaplamak
Bakiye talep anında güncel değilse her talep bir tartışmadır; düşüm onayla birlikte, anında olmalı.
İzinliyi vardiyaya yazmak
İzin listesi planla ayrı yaşarsa çakışma kaçınılmazdır; onaylı izin plana kendiliğinden yansımalı.
Onay yetkisini belirsiz bırakmak
Kimin onay verebileceği net değilse talepler askıda kalır ya da yetkisiz onaylar doğar; yetki baştan tanımlanmalı.
Pepteam'de izin yönetimi
Çalışan günlük ya da saatlik talebi telefonundan açar; yetkili yönetici tek dokunuşla onaylar ya da gerekçesiyle reddeder. Onaylanan izin bakiyeden düşer, vardiya planına ve günlük rapora İzinli olarak yansır, puantaja aynı bilgi işler.
İzin Yönetimi modülünü inceleyinİlgili rehberler
İzin takibi hakkında sık sorulanlar
- İzin talebi nasıl alınmalı?
- Tarih aralığı ve izin türü belli, kayıt bırakan tek bir kanaldan. Saha ekiplerinde en pratik kanal çalışanın telefonudur.
- Onayı kim vermeli?
- Yetkisi baştan tanımlanmış yönetici. Rol ve yetki düzeni kurulmuşsa kimin onay verebileceği tartışma konusu olmaz.
- Bakiye nasıl güncel kalır?
- Düşüm onaya bağlanarak: talep onaylandığı an bakiyeden düşer ve kalan gün çalışanın ekranında görünür.
- İzin, puantaja ve rapora nasıl yansımalı?
- Otomatik: izinli çalışan günlük raporda İzinli görünmeli, puantajda da aynı gün İzinli işlenmelidir. Elle ikinci kayıt, tutarsızlığın ana kaynağıdır.
- Yıllık izin hakkı kaç gündür?
- Yıllık ücretli izin süreleri kıdeme göre kanunla (4857 sayılı İş Kanunu) belirlenir ve sözleşmeyle çalışan lehine artırılabilir; güncel süreleri resmî kanun metninden ya da İK uzmanınızdan doğrulayın.