İzin kayıt belgesi zorunlu mu?
Evet. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 56. maddesine göre işveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır. Kayıtların şekli yönetmelikle belirlenir (md. 60).
Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği'nin 20. maddesine göre işveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren ve örneği yönetmeliğe ekli olan yıllık izin kayıt belgesini tutar. Alt işveren ise tuttuğu izin kayıt belgesinin bir örneğini asıl işverene vermekle yükümlüdür (İş Kanunu md. 56).
Ücretsiz Excel şablonu: izin takip çizelgesi ve izin kayıt belgesi
İki sayfa: yönetmelikteki örneğin sütunlarıyla izin kayıt belgesi ve ekibin hak, kullanılan ve kalan izinlerini gösteren takip çizelgesi. Kıdem ve kanuni en az izin süresi işe giriş tarihinden formülle hesaplanır.
Şablonu indir (.xlsx)İzin kayıt belgesinde neler yer alır?
Yönetmeliğin ekindeki örnek belgede şu bilgiler bulunur:
- İşçinin adı soyadı, sicil numarası ve işe giriş tarihi
- Yıl ve bir yıl önceki izin hakkını kazandığı tarih
- Bir yıllık çalışma süresinde çalışılmayan gün sayısı ve nedenleri: hastalık, askerlik, zorunluluk hâli, devamsızlık, hizmete ara verme, diğer nedenler
- İzne hak kazandığı tarih ve işyerindeki kıdemi
- İzin süresi ve yol izni
- İzne başlama ve izinden dönüş tarihleri
- İşçinin imzası
İzin kayıt belgesi ile izin takip çizelgesi arasındaki fark
| Konu | İzin kayıt belgesi | İzin takip çizelgesi |
|---|---|---|
| Kapsam | Her çalışan için ayrı | Ekibin tamamı tek tabloda |
| Dayanak | Kanunla zorunlu (md. 56); örneği yönetmelik ekinde | Kanunda düzenlenmez; planlama için yardımcı tablo |
| Ne gösterir? | Hak kazanma tarihi, kıdem, izin süresi, başlama ve dönüş tarihleri, imza | Kim ne kadar hak etti, ne kadar kullandı, ne kadar kaldı |
Kaç gün izin hakkı var?
Yıllık izin süresi kıdeme göre en az 14, 20 ya da 26 gündür; 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üstü işçilerde 20 günden az olamaz (md. 53). İşe giriş tarihini yazarak hesaplayabilirsiniz:
Yıllık İzin Hesaplayıcı
İşe giriş tarihinden kıdemi ve 4857 sayılı İş Kanunu'na göre en az yıllık izin süresini hesaplar; sürenin ne zaman artacağını da gösterir.
Bilgilendirme amaçlıdır; 4857 sayılı İş Kanunu'ndaki en az süreleri gösterir. İş sözleşmesi ya da toplu iş sözleşmesi daha uzun süre öngörebilir. Bir yıldan kısa süren mevsimlik ve kampanya işlerinde bu hükümler uygulanmaz.
Resmî kaynak: 4857 sayılı İş Kanunu (mevzuat.gov.tr)
Yıllık izin takibinde kanunun kuralları
- Yıllık izin işveren tarafından bölünemez; tarafların anlaşmasıyla bölümler hâlinde kullanılabilir, ancak bir bölümü on günden aşağı olamaz (md. 56).
- İzin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (md. 56).
- Yıl içinde verilen diğer ücretli ve ücretsiz izinler ile hastalık izinleri yıllık izinden düşülemez (md. 56).
- İznini işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek işçiye, istemde bulunup belgelemesi koşuluyla gidiş ve dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir (md. 56).
- İzin ücreti, işçi izne başlamadan önce peşin ya da avans olarak ödenir (md. 57).
- İşçi, iznini kullanmak istediği zamandan en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir (Yönetmelik md. 7).
Excel'de mi, izin yönetimi programında mı?
Küçük bir ekipte Excel çizelgesi yeterli olabilir. Ekip büyüdükçe talepler, onaylar ve bakiyeler farklı yerlerde tutulmaya başlar; izinli bir çalışan vardiyaya yazılabilir ya da bakiye güncellenmeden kalabilir. Talep, onay ve bakiyenin tek yerde tutulması bu kopuklukları önler.