PDKS yöntemleri yan yana
PDKS çözümleri temelde beş yöntemle çalışır. Hangisinin uygun olduğu, ekibin çalıştığı yere ve kayıttan ne beklediğinize bağlıdır.
| Yöntem | Donanım | Saha ve çok lokasyon | KVKK açısından | Kime uygun |
|---|---|---|---|---|
| Kağıt ya da imza çizelgesi | Gerekmez | Uygulanabilir ama denetlemesi zor | Kurul'un saydığı alternatifler arasında | Çok küçük, tek lokasyonlu ekipler |
| Kart, PIN ya da RFID/NFC terminali | Terminal ve kurulum gerekir | Her lokasyona cihaz gerekir | Kurul'un saydığı alternatifler arasında | Tek ya da az sayıda sabit işyeri |
| Parmak izi ya da yüz tanıma | Okuyucu cihaz gerekir | Her lokasyona cihaz gerekir | 2026/921 kararına göre mesai takibinde kural olarak hukuka aykırı | Mesai takibi için uygun değil |
| Mobil PDKS (QR ve konum) | Gerekmez, çalışanın telefonu yeterli | Uygun | Biyometrik veri yok; konum da kişisel veri olduğundan asgari kullanılmalı | Saha, şantiye ve çok lokasyonlu ekipler |
| Ortak cihazda kiosk | Lokasyona bir tablet | Tabletin bulunduğu lokasyonda | Doğrulama yöntemine bağlı; biyometri kullanılmamalı | Telefonu olmayan ya da telefon kullanamayan personel |
Kart ve biyometri sistemleri sabit işyerleri için tasarlanmıştır: çalışan cihazın önüne gelmeden kayıt oluşmaz. Ekibin bir kısmı sahadaysa bu sistemlerin yanına ikinci bir yöntem eklemek gerekir; iki ayrı kaynaktan gelen kayıtlar da ay sonunda puantajda birleştirilmek zorunda kalır.
Seçerken bakılacak 8 kriter
- Ekip nerede çalışıyor? Tek bir ofis mi, yoksa saha, şantiye ya da birden çok lokasyon mu? Yöntemi belirleyen ilk soru budur.
- Telefonu olmayan personel var mı? Varsa ortak cihazda kiosk gibi bir yedek yöntem gerekir.
- Biyometri kullanıyor mu? Kullanıyorsa KVKK'nın 2026/921 sayılı kararı nedeniyle mesai takibi için uygun değildir.
- Kayıt puantaja kendiliğinden dönüşüyor mu? Giriş-çıkışların elle Excel'e aktarıldığı her sistem ay sonunda hata ve itiraz üretir.
- Fazla mesai ayrı izleniyor mu? Plan dışı çalışılan sürenin günü gününe görülmesi ay sonu tartışmalarını önler.
- Vardiya planı ve izin aynı sistemde mi? İzinli ya da o gün vardiyası olmayan çalışan devamsız görünmemelidir.
- Toplam maliyet ne? Cihaz, montaj, bakım ve kart yenileme gibi kalemleri de hesaba katın; yalnız lisans fiyatına bakmayın.
- Veriyi dışarı alabiliyor musunuz? Bordro programınıza aktarım ve sistemi bırakırsanız verinizi alabilmeniz önemlidir.
Satın almadan önce sorulacak sorular
- Deneme süresi var mı, gerçek ekibinizle denenebiliyor mu?
- Kurulum ne kadar sürer, donanım gerekiyor mu?
- Konum verisi ne zaman toplanıyor: gün boyu mu, yoksa yalnız giriş-çıkış anında mı?
- Program bordro hesabını mı yapıyor, yoksa bordroya hazır veri mi veriyor?
- Fiyat kullanıcı sayısına, lokasyona ya da modüle göre mi değişiyor?
- Veri sorumlusu olarak hangi KVKK yükümlülükleri sizde kalıyor, sağlayıcı hangi teknik tedbirleri alıyor?
Mesai kaydı tutmak zorunlu
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, İş Kanunu'na İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği'nin 9. maddesine göre işveren, işçilerin çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır. KVKK'nın 2026/921 sayılı kararı bu zorunluluğu değiştirmez, yalnız yöntemi sınırlar.